Pareigų aprašymas Spausdinti

Specialieji reikalavimai šias pareigas einančiam darbuotojui

Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

turėti aukštąjį arba jam prilygintą išsilavinimą ir ne mažesnę kaip 1 metų praktinio darbo dokumentų ir archyvų valdymo valstybės institucijoje ar įstaigoje patirtį;

turėti patirties rengiant dokumentus;

gerai žinoti, suprasti ir mokėti taikyti dokumentų valdymą, asmenų aptarnavimą viešojo administravimo institucijose ir įstaigose, archyvų darbą reglamentuojančius Lietuvos Respublikos, Europos Sąjungos, kitus tarptautinius teisės aktus ir dokumentus;

mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją, teikti išvadas, gebėti atlikti dokumentų analizę bei rengti analitinę medžiagą;

sklandžiai reikšti mintis raštu ir žodžiu, išmanyti dokumentų rengimo taisykles, mokėti dirbti kompiuteriu, MS Office programiniu paketu;

sugebėti savarankiškai planuoti, organizuoti savo veiklą.

 

Šias pareigas einančio darbuotojo funkcijos

Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

vertina įstaigų prie Ministerijos, kitų Ministerijai pavaldžių įstaigų, neperduodančių dokumentų valstybės archyvams, pateiktus derinti dokumentacijos planus, bylų apyrašus, dokumentų naikinimo aktus ir kitus bylų apskaitos dokumentus;

kartu su kitais Ministerijos valstybės tarnautojais ir (ar) darbuotojais, dirbančiais pagal darbo sutartis ir gaunančiais darbo užmokestį iš valstybės biudžeto bei valstybės pinigų fondų (toliau kartu – darbuotojai), atlieka dokumentų vertės ekspertizę ir sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus;

užtikrina dokumentų bylų sudarymą, tvarkymą, įforminimą, apskaitą, archyvų darbo reikalavimų įgyvendinimą, Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentų kaupimą, saugojimą ir naudojimą Ministerijoje;

teikia siūlymus skyriaus vedėjui dėl archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų įgyvendinimo tobulinimo įstaigose prie ministerijos ir kitose Ministerijai pavaldžiose įstaigose, neperduodančiose dokumentų valstybės archyvams;

rengia nuolat saugomus Ministerijos veiklos dokumentus valstybiniam saugojimui ir užtikrina Ministerijos dokumentų tvarkymą pagal Valstybinio archyvų fondo nustatytus reikalavimus bei jų perdavimą valstybiniam saugojimui;

Ministerijos archyve saugomų ir kitų Ministerijos gautų ir (ar) parengtų dokumentų pagrindu rengia archyvo pažymas, dokumentų kopijas, išrašus, nuorašus;

tvarko Ministerijos archyvo fondą, priima į Ministerijos archyvą Ministerijos darbuotojų ir administracijos padalinių užbaigtas nuolat ir ilgai saugomų dokumentų bylas, tikrina, ar jos tinkamai suformuotos;

Skyriaus vedėjo pavedimu dalyvauja sudarant Ministerijos dokumentacijos planą, kitus dokumentus bei bylų apskaitos dokumentus;

kartu su kitais Ministerijos darbuotojais atlieka dokumentų, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs, vertinimą ir atrenka dokumentus tolimesniam saugojimui arba naikinimui, sudaro naikinti atrinktų dokumentų aktus;

išduoda laikinai naudoti Ministerijos archyve esančių dokumentų bylas;

rengia ir teikia Skyriaus vedėjui informaciją apie Ministerijos archyvo fondų sudėtį, dokumentų ir saugyklų būklę, pasiūlymus dokumentų saugojimo, jų apskaitos ir paieškos tobulinimo klausimais;

tvarko Ministerijos archyve saugomų dokumentų bylų apskaitą, rengia bylų apyrašus, Skyriaus vedėjo pavedimu teikia Lietuvos valstybės naujajam archyvui ir kitoms kompetentingoms institucijoms informaciją apie pasikeitusią Ministerijos archyvo fondų dokumentų sudėtį ir apimtį;

tvarko saugių dokumentų blankų apskaitą;

kontroliuoja Ministerijos archyve saugomų dokumentų būklę, organizuoja sugadintų dokumentų sutvarkymą, kontroliuoja dokumentų saugyklų atitiktį teisės aktuose nustatytiems patalpų, kuriose laikomi Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentai, reikalavimams;

konsultuoja, teikia išvadas, metodines rekomendacijas, tarnybinę pagalbą Ministerijos darbuotojams, įstaigoms prie Ministerijos, kitoms Ministerijai pavaldžioms įstaigoms, valstybės ir (ar) savivaldybių institucijoms, įstaigoms ir (ar) organizacijoms su Skyriaus veiklos sritimi susijusiais klausimais;

teikia Skyriaus vedėjui, Ministerijos vadovybei pasiūlymus ir išvadas, kurių reikia jų funkcijoms vykdyti;

bendradarbiauja su kitais Ministerijos administracijos padaliniais ir darbuotojais keičiantis  Skyriaus žinioje esančia, kitų Ministerijos administracijos padalinių ar darbuotojų funkcijoms atlikti reikalinga informacija;

koordinuoja ministerijos turto naudojimą ir vykdo kontrolę, pagal ministro įsakymu deleguotas turto grupes.

vykdo kitus su jam nustatyta veiklos sritimi susijusius nenuolatinio pobūdžio Skyriaus vedėjo pavedimus.