Pareigų aprašymas Spausdinti

Specialieji reikalavimai šias pareigas einančiam darbuotojui

Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

turėti ne žemesnį kaip aukštesnįjį ar specialųjį vidurinį išsilavinimą, įgytą iki 1995 m., arba jam prilygintą išsilavinimą ir ne mažesnę kaip 1 metų darbo patirtį dokumentų valdymo srityje;

turėti patirties rengiant ir siunčiant dokumentus;

gerai žinoti dokumentų valdymą ir rengimą, asmenų aptarnavimą viešojo administravimo institucijose ir įstaigose, archyvų darbą, terminologiją, valstybinės kalbos vartojimą, Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslaptis, jų apsaugą, įslaptintų dokumentų administravimą reglamentuojančius Lietuvos Respublikos, Europos Sąjungos, kitus tarptautinius teisės aktus ir dokumentus;

mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją, teikti išvadas, gebėti atlikti dokumentų analizę bei rengti analitinę medžiagą;

sklandžiai reikšti mintis raštu ir žodžiu, išmanyti dokumentų rengimo taisykles, mokėti dirbti kompiuteriu, MS Office programiniu paketu;

sugebėti savarankiškai planuoti, organizuoti savo veiklą.

 

Šias pareigas einančio darbuotojo funkcijos

Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

priima parengtus išsiųsti dokumentus ir kitą korespondenciją, patikrina, ar pateikti siunčiami dokumentai atitinka dokumentų rengimo taisyklių reikalavimas;

išrūšiuoja skirtus išsiųsti dokumentus ir kitą korespondenciją, perduotą Ministerijos administracijos padalinių ar valstybės tarnautojų ar darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis ir gaunančių darbo užmokestį iš valstybės biudžeto bei valstybės pinigų fondų (toliau kartu – darbuotojai);

užregistruoja siunčiamus dokumentus Ministerijos dokumentų valdymo informacinėje sistemoje, juos nuskaito (skenuoja), susieja elektroninius dokumentus ar skaitmenines jų kopijas su jų registracijos kortelėmis, gautais dokumentais, kontroliuojamais pavedimais;

atrenka ir išsiunčia pagal nurodytą siuntimo būdą (e. pristatymas, el. paštas, kurjeris, paštas ar kt.), pasveria vokus ir kitą korespondenciją, nustato jų išsiuntimo kainas, parengia ir užpildo išsiuntimo registrus, suformuoja siunčiamų dokumentų siuntas, juos išsiunčia arba pateikia siuntimo paslaugų tiekėjui;

perduoda (nukreipia, paskirsto) išsiųstus dokumentus, kurių originalai ar antrieji egzemplioriai lieka Ministerijoje, socialinės apsaugos ir darbo ministrui, socialinės apsaugos ir darbo viceministrams, Ministerijos kancleriui (toliau – Ministerijos vadovybė) ar Ministerijos darbuotojams, administracijos padaliniams;

atlieka išsiųstų ir užregistruotų dokumentų paiešką Ministerijos dokumentų valdymo informacinėje sistemoje, teikia informaciją Ministerijos darbuotojams, kitoms valstybės ir (ar) savivaldybių institucijoms, įstaigoms, organizacijoms, fiziniams asmenims apie jų pateiktų dokumentų įvykdymą;

daro žymas apie dokumentų įvykdymą;

rengia ar, Skyriaus vedėjo pavedimu, dalyvauja rengiant Ministerijos dokumentacijos planą, atliekant dokumentų vertės ekspertizę ir (ar) sudarant naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus;

tvarko Skyriaus dokumentų bylas;

Skyriaus vedėjo pavedimu rengia atskaitas apie dokumentų apyvartą ir pavedimų vykdymo kontrolę, jį informuoja apie dokumentų apyvartos, tvarkymo Ministerijoje būklę, teikia pasiūlymus dėl dokumentų valdymo tobulinimo;

konsultuoja, teikia išvadas, metodines rekomendacijas, tarnybinę pagalbą Ministerijos darbuotojams, įstaigoms prie Ministerijos, kitoms Ministerijai pavaldžioms įstaigoms, valstybės ir (ar) savivaldybių institucijoms, įstaigoms ir (ar) organizacijoms su Skyriaus veiklos sritimi susijusiais klausimais;

teikia Skyriaus vedėjui, Ministerijos vadovybei pasiūlymus ir išvadas, kurių reikia jų funkcijoms vykdyti;

bendradarbiauja su kitais Ministerijos administracijos padaliniais ir darbuotojais keičiantis  Skyriaus žinioje esančia, kitų Ministerijos administracijos padalinių ar darbuotojų funkcijoms atlikti reikalinga informacija;

vykdo kitus su jam nustatyta veiklos sritimi susijusius nenuolatinio pobūdžio socialinės apsaugos ir darbo ministro ir Skyriaus vedėjo pavedimus.